Un enfoque de cuatro frentes para la gestión de proyectos

En Carmatec, manejamos proyectos de desarrollo de software para 3 de nuestras marcas: RielesCarma, CódigoWebber y ColorCuboide. Proyectos de diversa escala, desde la automatización de centros de datos que abarcan de 2 a 3 años, hasta la creación de plataformas de redes sociales que se prueban/lanzan en menos de 3 meses.

Nos encanta la dinámica de estas aplicaciones de negocios, la lluvia de ideas sobre la idea de negocio, vincularla a la UI/UX y traer algo nuevo al mercado. Estructuras alámbricas, guiones gráficos, diseño de bases de datos, casos de prueba, usabilidad, capacidad de respuesta: nos maravilla el simple ejercicio de reinventar esta rueda con algunos radios agregados cada vez para un flujo de negocios y un caso de uso diferentes.

Como director de operaciones, existe una necesidad constante de aportar la mayor previsibilidad posible al proceso de entrega del software, la calidad y el cumplimiento de los plazos, pase lo que pase. Esto requiere traducir los riesgos y los factores de control externo, como retrasos en la comunicación o aprobaciones con el cliente, riesgos en la viabilidad de la implementación de API de terceros no conocidos en la fase de plan del proyecto, etc. Veamos 4 formas en que intentamos contrarrestar esto para un mejor seguimiento y gestión de proyectos. Hemos encontrado 4 mantras que los gerentes de proyectos pueden seguir para entregar proyectos de manera efectiva a tiempo.

• Plan – Planificación y modularización meticulosa teniendo en cuenta las actividades paralelas y secuenciales. Planificación de módulos interdependientes, módulos que requieren arquitectura en la fase de inicio del proyecto, como un sistema de almacenamiento en caché o manejo de múltiples monedas, y cosas simples como métodos reutilizables que la aplicación debe utilizar.
• Una visibilidad de 3 semanas – Mantener un alcance mínimo de 3 semanas de todas las actividades planificadas para el proyecto e iniciar la comunicación/aclaración para el plan con al menos 3 semanas de anticipación. Esto puede ser aclaraciones a los clientes, esquemas o análisis comerciales sobre los flujos de trabajo, o probablemente tan simple como obtener un servidor aprovisionado para la implementación.
• Stand ups diarios y debates sobre funciones – Insistir en reuniones o reuniones para discutir con todo el equipo antes de la implementación de un flujo de negocios. Seguramente abrirán nuevas perspectivas y obstáculos con los que podría toparse en el futuro. Vale la pena dedicar esos 30 minutos a pensar en ello en lugar de reelaborar las cosas en un momento posterior. ¡¡¡Cuanto más pienses, mejor!!!
• Seguimiento, seguimiento  y Pista - Seguimiento del progreso desde diferentes aspectos. Definimos y rastreamos  velocidad del proyecto a nivel de proyecto e individual definiendo puntos para las tareas y rastreando la velocidad semanal del equipo. No hay forma de que nos perdamos si algún desarrollador está reduciendo el ritmo del proyecto. Cada tarea asignada se revisa y califica, y las notificaciones se configuran para alertar sobre las tareas que se retrasan hasta los PM. Si los mecanismos de seguimiento están automatizados y perfeccionados, sucede como un flujo y se obtiene una visibilidad perfecta del ritmo del proyecto.

Y sí, desde una perspectiva de operaciones, por encima de todo esto, hacemos un seguimiento

• PyG del proyecto – Un PnL mensual para el costo versus facturación para garantizar que el proyecto sea rentable. Cualquier retraso o compromiso excesivo de recursos se puede detectar aquí.
• Seguimiento de hitos – A través de calendarios y recordatorios configurados, de modo que reciba alertas con anticipación sobre los próximos hitos. Y rastreadores que muestran alertas rojas si las horas de desarrollo invertidas están en línea o superan las horas estimadas. Estas son áreas críticas que impactan las pérdidas y ganancias del proyecto.
• Análisis de raíz de la causa si hay retrasos es imprescindible: debe señalar si se trata de una brecha en el análisis de negocio, la solución, la estimación, la asignación de recursos, la comunicación con el cliente o algo más. ¡¡¡Eso es lo que nos llevamos a futuros proyectos!!!

Estos son sólo algunos consejos que utilizamos eficazmente para la gestión de proyectos y que nos están funcionando bien.

Como dicen los expertos, de una gestión eficaz de proyectos surge la previsibilidad, y tratar de gestionar un proyecto sin una gestión eficaz es como intentar jugar un partido de fútbol sin un plan de juego. ¡Te mueves a todas partes pero no vas a ninguna parte!