プロジェクト管理におけるコミュニケーションの重要性

何年も前であれば、優れたプロジェクト マネージャーは、コミュニケーションが苦手でも問題はなかったかもしれません。通常、ビジネスクライアントはそれを好まなかったが、プロジェクトマネージャーが製品を納品できる限り、クライアントは彼らの好きなようにやらせようとする傾向があったのかもしれない。しかし、今日の世界では、プロジェクトは企業とのパートナーシップで実施される必要があり、このパートナーシップには確実なコミュニケーションが絶対に必要です。実際、プロジェクトで表面化する問題の多くは、コミュニケーション不足の結果です。コミュニケーションが不十分だと、次のような問題が発生する可能性があります。

応答なしを合意とみなす

今日のハイテクの世界では、十分な電子メールを受信できないと不平を言う人はまだ見つかっていません。通常はその逆です。本当に言いたいことがある人からのメールが私たちに殺到していますが、残念なことに、みんなの真似をしたい人や、単なるスパムメールを送っている人からもメールが届きます。私たちは文化として、本当に重要な情報を最上位に表示し、重要でない情報を除外することができるこのテクノロジーをまだ習得していません。応答がなくてもメッセージが聞かれたと考えるのは、送信側の間違いです。

適切な議事録が作成されていない

私たちはペースの速い社会に住んでおり、会議から会議へと常に移動しているように思えます。解決する問題がますます複雑になるにつれて、決定事項や議論を文書化し、疑問が生じたときにすぐに参照できるようにインデックスを付けることがますます重要になっています。私たちは、以前の決定が解明され、チームが長い間事前の議論を蒸し返し、最終的には出発点に戻るのを目にしてきました。まず、以前の議事録を確認して、どのように決定に至ったのかを理解しておけば、もっと簡単ではなかったでしょうか?

期待値の設定が不明確

プロジェクト マネージャーの中には、自分のチームと話し合って、自分たちが何を期待されているかを説明するのが下手な人もいます。プロジェクト マネージャーが、割り当ての期限がいつなのか明確でない場合があります。プロジェクト マネージャーは、成果物がどのようなものであるかというビジョンを持っていても、最初の試みが失敗するまで、それを割り当てられた担当者に伝えないことがあります。場合によっては、プロジェクト マネージャーが明確にコミュニケーションをとらず、チーム メンバーが不必要な作業に時間を費やしてしまうことがあります。繰り返しになりますが、これらすべてがプロジェクト マネージャーとチーム メンバーの両方に余分な作業と余分なフラストレーションを引き起こします。

多くのプロジェクトには問題があります。コミュニケーションが不十分だと、多くの問題が発生したり、他の人を不快にさせたりする可能性があります。一方、積極的なコミュニケーションは、他の多くの間違いを克服するのに役立ちます。コミュニケーションを必要悪だと考えないでください。代わりに、これを有利に活用して、フラストレーションや不確実性を減らし、予期せぬ事態を避けてプロジェクトをスムーズに進めることができます。

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